Erfolgreiche Praxisführung dank Controlling

Einnahmen, Ausgaben, Umsatz, Kosten – diese Begriffe werden im normalen Sprachgebrauch mit Controlling verbunden. Aber auch wenn Controlling ein Instrument aus der Betriebswirtschaftslehre ist, so verbirgt sich dahinter doch mehr als reine Mathematik und der kühle Blick auf die Zahlen am Jahresende. De facto ist Controlling das sicherste Instrument, um alle wichtigen Stellschrauben in einer Arztpraxis in den Zielerreichungsprozess einzubinden und den Erfolg zu sichern. Arzt Berater 24 gibt ihnen eine Einführung in das Thema und verrät, wie man Controlling wirkungsvoll in der Praxisführung einsetzen kann.

Kein Controlling ohne Ziele

Bevor das Controlling erfolgreich in der Arztpraxis eingesetzt werden kann und damit zur Zielerreichung beitragen wird, ist es zunächst wichtig, die Kernpunkte und Ziele zu formulieren. Hierzu stehen verschiedene weitere Instrumente aus der Betriebswirtschaftslehre zur Verfügung, vom SMART-Modell, über das KRAFT-Modell bis zur Balanced Scorecard.

Die Balanced Scorecard ist dabei besonders beliebt, weil sie Strategie und Vision in den Vordergrund stellt, statt die reine Kontrolle. Wichtige Bereiche, für denen Ziele formuliert werden sollten, können für eine Arztpraxis Finanzen, Mitarbeiter, Patienten und Prozesse sein. Dabei sollten die Ziele natürlich zu den Strategien und Visionen passen. Welches Selbstbild besteht für die eigene Arztpraxis? Welche Strategien können dabei helfen, dieses zu verwirklichen? Und welche Ziele lassen sich daraus generieren?

Sich über die eigenen Ziele klar zu werden ist ein wichtiger Schritt, um ein erfolgreiches Controlling in der Arztpraxis aufzubauen. Dieses dient dabei nicht nur der reinen Kontrolle der Zielerreichung, sondern kann jederzeit im Alltag eingesetzt werden, um Abweichungen von den gesetzten Zielen zu erkennen, Prozessoptimierung zu ermöglichen und Nachjustierungen zu vereinfachen.

Mit zusätzlichen Möglichkeiten eine erfolgreiche Arztpraxis führen

In vielen Bereichen, die Controlling nutzen, wird immer noch auf klassische betriebswirtschaftliche Komponenten zurückgegriffen, die hauptsächlich Zahlen abbilden. Doch selbst in diesem Punkt sind die klassischen Methoden oft nicht ausreichend, um ein komplettes Bild über Prozesse, Ziele, Finanzen und weitere Kernpunkte in einer Arztpraxis zu erhalten. Ein Blick auf die Einnahmen und Ausgaben verrät zwar einen groben Überblick, bedacht werden sollte jedoch immer, dass einige Leistungen und Verbindlichkeiten nicht tagesaktuell abgerechnet werden.

Wichtig im Finanzbereich sind Instrumente, die Informationen über die Liquidität und den zu erwartenden Gewinn liefern. Für eine Arztpraxis gibt es verschiedene Möglichkeiten, hier weitere Kennzahlen zu nutzen, um im Controlling ein klareres Bild über den finanziellen Stand zu erhalten. Bereits am Jahresende sollte man sich Gedanken über die wichtigen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen machen und diese sodann auch für das Folgejahr aufstellen, um in der Lage zu sein, jederzeit einen SOLL-IST-Abgleich durchführen zu können. Dabei ist eine exakte Buchhaltung natürlich unerlässlich.

Die Kennzahlen aller Bereich bleiben so immer im Blick. Dieser Punkt ist wichtig für die Leistungsstatistik, die der Arztpraxis dann auch ermöglicht, den aktuellen Stundensatz zu ermitteln. Hiermit können weitere wichtige Steuerungspunkte aufgedeckt werden, auf die im Weiteren eingegangen wird.

Kernbereiche, die im Controlling betrachtet werden sollten

Finanzen sind kein Punkt, der sich von den anderen Prozessen, die sich in einer Arztpraxis abspielen, abtrennen lässt. Sie wirken auf viele Prozesse ein und werden gleichzeitig von vielen beeinflusst. Daher gibt es einige Kernbereiche, für die ebenfalls Kennzahlen aufgestellt werden sollten, um eine Steigerung der Effizienz und des Erfolges möglich zu machen.

Eine logische Kennzahl sind die Patienten und Patientinnen. Jede Arztpraxis muss für sich beurteilen können, wie viele Patienten sie momentan hat, wie viele dazukommen könnten und welche Ereignisse (beispielsweise Praxisaufgabe oder Praxiseröffnung eines Kollegen oder einer Kollegin) dazu führen können, dass diese Kennzahl beeinflusst wird. Auch die Termindokumentation ist ein wichtiger Punkt, der bei der Beurteilung dieser Kennzahl weiterhilft. Hier kann nachverfolgt werden, wie viele Patienten tendenziell Termine vereinbaren und einhalten und wie viele Termine durchschnittlich in einer Woche anliegen.

Ein weiterer Schwerpunkt sollte auf den Bereich der Leistungsdokumentation gelegt werden. Nur eine ordnungsgemäße Dokumentation der erbrachten Leistungen sichert, dass auch wirklich alles abgerechnet werden kann. Hier sollte auch der Prozess an sich überprüft werden, um effiziente Möglichkeiten der Digitalisierung zu nutzen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind eine wichtige Kenngröße hierfür, die den Erfolg einer Arztpraxis maßgeblich beeinflussen. Auch hier sollten sinnvolle und erreichbare Ziele gesetzt werden, um die Leistungsfähigkeit effizient halten zu können.

Am Ende steht das Praxisergebnis, das auch einer Prüfung unterzogen werden sollte. Dazu hilft der SOLL-IST-VERGLEICH, sofern die richtigen Kennzahlen aufgestellt und realistisch gewählt wurden. Wird die Praxis in der Lage sein, dass selbst gesteckte Ziel bis Jahresende zu erreichen oder müssen Prozesse angepasst werden? Wie steht es um Investitionen und die Liquidität? Konnte die Patientenzahl gehalten oder erhöht werden? Ein erfolgreiches Controlling setzt voraus, dass man sich mit allen Aspekten in der Arztpraxis befasst und diese im Blick behält.

Fazit

Controlling ist ein wichtiges Steuerungsinstrument für jede Arztpraxis. Dabei ist zu bedenken, dass es um mehr geht, als eine reine Zahlenbetrachtung. Ohne eine gute Zielformulierung und Strategieentwicklung werden selbst die besten Methoden des Controllings nicht zu dem gewünschten Ergebnis führen, da die Ziele unrealistisch gewählt werden oder gar nicht zum Selbstbild der Praxis passen.

Wichtig ist, die Kernbereiche zu identifizieren und Kennzahlen aufzustellen, anhand derer sich der Erfolg der Praxis laufend messen lässt. Auch die Steigerung der Effizienz der internen Prozesse sollte regelmäßig geprüft werden. Dabei muss man immer einen ganzheitlichen Blick behalten, um die unterschiedlichen Beeinflussungen zwischen den Kernbereichen zu erkennen. Richtig eingesetzt bietet das Controlling jedem niedergelassenen Arzt die Möglichkeit, eine erfolgreiche Praxis zu führen und die eigene Vision dabei mit einfließen zu lassen.